اگر مدتی است که در صنعت حقوقی بوده اید، احتمالاً با مشکلات ارائه اسناد دادگاه به صورت حضوری آشنا هستید. این مصیبت معمولاً شامل وقت گذاشتن در روز پرمشغله برای چاپ مدارک، تحویل دستی آن به دادگاه (یا ترتیب دادن یک پیک)، و سپس دریافت مهر پرونده است. با پیشرفت فناوری در دهه‌های اخیر، بسیاری از دادگاه‌ها به متخصصان حقوقی اجازه دادند اسناد خود را به صورت الکترونیکی تشکیل دهند.
تشکیل پرونده الکترونیکی، مخفف بایگ، الکترونیکی، از آن زمان تحولی در فرآیند تشکیل پرونده در دادگاه ایجاد کرده است – به متخصصان حقوقی اجازه می دهد اسناد را به صورت آنلاین از هر کجا ارسال کنند.
با وجود تمام مزایای آن، بسیاری با یک جنبه دست و پنجه نرم می کنند: محدودیت اندازه فایل. در زمینه حقوقی، داشتن اسنادی که ده ها یا حتی صدها صفحه دارند، غیر معمول نیست. با این حال، ا،ر سیستم های مدیریت دادگاه فقط فایل هایی را می پذیرند که تقریباً 35 مگابایت هستند.
فشرده سازی PDF برای سیستم های دادگاه
می‌تو،د فایل‌های PDF را فشرده کنید تا مطمئن شوید که نرم‌افزار مدیریت پرونده دادگاه بدون مشکل پذیرفته می‌شوند. و هنگام انجام این کار، انتخاب های زیادی دارید.
در این راهنما، پنج راه ساده برای کاهش حجم یک PDF با استفاده از نرم افزارهای مختلف را به شما نشان خواهیم داد.
5 روش برای فشرده سازی یک فایل PDF برای سیستم های دادگاه
وقتی صحبت از فشرده سازی PDF می شود، متخصصان حقوقی چندین انتخاب دارند. در اینجا، ما برخی از راه‌های برتر برای کوچک ، سریع فایل‌هایتان را به شما نشان می‌دهیم—تا بتو،د به کارهای مهم بازگردید.
فشرده سازی PDF در Adobe Acrobat Optimizer
Adobe PDF Optimizer کمی پیچیده تر از کمپرسورهای یک کلیک است. اما چیزی که در سادگی فاقد آن است، کیفیت آن را جبران می کند. با این برنامه، کاربران کنترل بیشتری بر تنظیمات فشرده سازی خاص، از جمله تصاویر، فونت و سایر محتواها دارند. کشف کنید ،اصر مختلفی که می تو،د تغییر دهید در بهینه ساز
قبل از اینکه فایلی را با Optimizer فشرده کنید، اندازه آن را تعیین کنید. برای انجام این کار، به سادگی PDF را باز کرده و File و سپس Properties را انتخاب کنید — سپس به شما نشان می دهد که چقدر بزرگ است. اگر اندازه فایل شما بیش از حد مجاز است که توسط ایالت شما پذیرفته شده است، در اینجا نحوه کاهش آن در Adobe PDF Optimizer آورده شده است:
PDF را در Adobe Acrobat باز کنید
روی File در گوشه سمت چپ بالا > Save as Other > Optimized PDF کلیک کنید
روی Audit ،e usage در گوشه سمت راست بالای پنجره بازشو کلیک کنید
بزرگ‌ترین بخش‌های سند را مرور کنید و آنچه را که می‌تو،د فشرده کنید
کادر انتخاب کنار ،صر(هایی) را که می خواهید کوچک کنید انتخاب کنید
فشرده سازی PDF در Optimizer یک فرآیند دستی است، اما زم، که نیاز به حفظ کیفیت ،اصر مهم در فایل های خود دارید که ممکن است کمپرسورها با یک کلیک کوچک شوند، گزینه خوبی است.
فشرده سازی PDF در مک
اگر از کاربران مشتاق اپل هستید، نگران نباشید. همیشه یک راه جایگزین برای انجام وظایف در مک وجود دارد، از جمله فشرده سازی PDF. در مک شما، فایل‌های PDF شما به‌طور خودکار در پیش‌نمایش باز می‌شوند. برای فشرده سازی PDF موجود می تو،د مراحل زیر را دنبال کنید:
سندی را که می خواهید فشرده کنید در برنامه پیش نمایش باز کنید
فایل > صادرات را انتخاب کنید (صادرات را به ،وان PDF انتخاب نکنید)
روی منوی فیلتر Quartz کلیک کنید و گزینه Reduce File Size را انتخاب کنید
فشرده سازی یک فایل از Word
ا،ر اسناد Word خیلی سنگین نیستند و اغلب می تو،د آنها را به ،وان یک PDF معمولی ذخیره کنید. در صورتی که فایل شما خیلی بزرگ باشد، می تو،د نسخه فشرده شده را مستقیماً از Word ذخیره کنید. به سادگی این مراحل را دنبال کنید:
سند را باز کنید
روی File > Save As کلیک کنید
در ،مت Save as type، PDF را انتخاب کنید
به Optimize for بروید و حداقل اندازه (انتشار آنلاین) را انتخاب کنید
فایل PDF شما به صورت خودکار فشرده می شود
توجه: برخی از نسخه های Word این ویژگی را ارائه نمی دهند. اگر گزینه فشرده سازی سند خود را از Word ندارید، می تو،د از یکی از دو گزینه زیر استفاده کنید.
فشرده سازی یک فایل به صورت آنلاین با Adobe
حتی اگر کاربر Adobe نیستید، Adobe یک پیشنهاد می دهد ابزار فشرده سازی آنلاین رایگان تا اندازه اسناد خود را به حداقل برس،د. این بدون شک ساده ترین و سریع ترین راه برای فشرده سازی PDF موجود است.
روی دکمه انتخاب فایل در بالای صفحه فرود کلیک کنید
PDF مورد نظر برای کوچک ، را انتخاب کنید
آپلود و فشرده خواهد شد
نسخه فشرده فایل خود را از سایت Adobe دانلود کنید
آ،ین بینش از گزارش روندهای قانونی 2022 در دسترس است
بیاموزید که چگونه وکلا انعطاف پذیری کار ،یبی را متعادل می کنند و مشتریان هنگام استخدام وکیل به دنبال چه چیزی هستند.
گزارش را بخو،د
فشرده سازی یک فایل با استفاده از ابزارهای آنلاین دیگر
همچنین چندین ابزار آنلاین رایگان دیگر برای کوچک ، فایل‌های PDF وجود دارد که مشابه کمپرسور Adobe هستند، مانند SmallPDF. در اینجا نحوه کار آن آمده است:
روی گزینه C،ose Files در بالای صفحه فرود کلیک کنید
فایل(های) مورد نظر برای فشرده سازی را انتخاب کنید
سطح فشرده سازی مورد نظر خود را انتخاب کنید
در صورت نیاز PDF خود را ویرایش کنید
فایل فشرده خود را دانلود کنید
هنگام انتخاب یک ابزار رایگان، باید مطمئن شوید که هیچ یک از اطلاعات شما به صورت آنلاین ذخیره نمی شود. برای مثال SmallPDF اطلاعات شما را یک ساعت پس از فشرده سازی فایل حذف می کند.
سایر پلتفرم های حقوقی، مانند Infotrack، تشکیل پرونده خودکار در دادگاه را ارائه می دهند. با ادغام Clio، کاربران می توانند اسناد را مستقیماً از پرونده Clio خود به دادگاه های ایالتی ارسال کنند. هر سند به طور خودکار به PDF تبدیل می شود، در حالی که یک ابزار فشرده سازی داخلی اطمینان می دهد که اسناد با ا،امات اندازه فایل دادگاه مطابقت دارند.
نکته: از اسکن کاغذ به PDF خودداری کنید
اسکن یک فایل کاغذی به PDF، فایل بزرگتری نسبت به تبدیل فایل های دیجیتال به PDF ایجاد می کند. بنابراین، مطمئن شوید که فقط زم، که هیچ کپی دیجیتالی از اسناد وجود ندارد، نسخه های سخت را اسکن کنید. اگر مکررا اسناد را اسکن می کنید، در اینجا توصیه ما در مورد نحوه انتخاب اسکنر برای شرکت حقوقی شما است.
وقتی یک پی دی اف را فشرده می کنید چه اتفاقی می افتد؟
ممکن است تعجب کنید که وقتی سند شما را فشرده می کنید دقیقاً چه اتفاقی می افتد. این یک فرآیند فنی است، همانطور که ممکن است انتظار داشته باشید. به طور خلاصه: ابزار فشرده‌سازی از الگوریتمی استفاده می‌کند که افزونگی‌ها را در کد مشخص می‌کند و مناطقی را مشخص می‌کند که می‌توان آنها را کاهش داد تا اندازه فایل کوچک‌تر شود. به ،وان مثال، ممکن است پی،ل های غیر ضروری یا فونت های تعبیه شده باشد. شاید مهمتر از همه، کمپرسورها کیفیت سند شما را تا حد امکان حفظ می کنند.
به یاد داشته باشید: معمولاً وقتی یک فایل را فشرده کردید، نمی تو،د روند را مع، کنید. بنابراین، باید مطمئن شوید که از فایل های خود نسخه پشتیبان تهیه کرده اید.
مزایای تشکیل پرونده الکترونیکی
تشکیل پرونده الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که اسناد دادگاه را به سرعت ارسال کنید و آنها را به راحتی برای همه طرفین در دسترس قرار دهید. بیایید برخی از این مزایا را با جزئیات بیشتر مرور کنیم.
راحت است. ارائه مدارک دادگاه با تشکیل پرونده الکترونیکی کار سختی است. با چند کلیک، می تو،د اسناد را از هر مکان و در هر زمان به طور ایمن بارگذاری کنید. به همین دلیل، تشکیل پرونده الکترونیکی نقش قدرتمندی در تغییر حرفه حقوقی به کار از راه دور ایفا می کند. این امر به طور فزاینده ای اهمیت پیدا می کند، به خصوص در Clio گزارش روندهای حقوقی 2022 دریافتند که کمتر از 30 درصد وکلا فقط در دفتر کار می کنند.
ضایعات کاغذ را از بین می برد. یکی دیگر از مزایای تشکیل پرونده الکترونیکی این است که نیاز به چاپ نسخه های فیزیکی اسناد را کاهش می دهد – که به کاهش اثرات زیست محیطی شما کمک می کند. این نیز صرفه جویی قابل توجهی در هزینه دارد.
سریعتر از روشهای سنتی است. وکلا در تلاش هستند تا هر روز زم، را برای اجرای قانون بیابند – در واقع، ا،ر آنها کمتر از سه ساعت از یک روز کاری هشت ساعته را صرف کارهای قابل پرداخت می کنند. با تشکیل پرونده الکترونیکی، بدون نیاز به رفت و آمدهای مکرر به دادسرا، می توان به سرعت به اسناد دادگاه رسیدگی کرد.
باعث آرامش خاطر می شود. تشکیل پرونده الکترونیکی خطر خطای انس، ناشی از وارد ، دستی اطلاعات پرونده را کاهش می دهد. به علاوه: لازم نیست نگران گم شدن یا آسیب دیدن فایل ها در حین حمل و نقل باشید. شما یک ایمیل تأیید خودکار دریافت خواهید کرد که دقیقاً پس از تشکیل پرونده دریافت شده است، و همچنین نسخه های مهر شده پرونده الکترونیکی از دادگاه دریافت خواهید کرد.
دسترسی را بهبود می بخشد. با تشکیل پرونده الکترونیکی، تمام اطلاعات پرونده بلافاصله در دسترس عموم قرار می گیرد و تبدیل پرونده ها به سوابق دادگاه قابل جستجو آسان است. این امر دسترسی به انبوهی از اسناد حقوقی مهم را بهبود می بخشد.
با این مزایا زیاد، تعجب آور نیست که تعداد وکلایی که پرونده الکترونیکی می کنند در حال افزایش است. را گزارش بررسی فناوری حقوقی ABA 2022 دریافتند که از 84 درصد پاسخ دهندگ، که گزارش داده اند اسناد خود را به دادگاه های ایالتی یا محلی خود ارائه کرده اند، به طور متوسط 180 بار در سال این کار را به صورت الکترونیکی انجام می دهند. این از 155 در سال 2020 افزایش یافته است.
نکات پای، در مورد فشرده سازی PDF
امروزه، بسیاری از متخصصان حقوقی در حال استفاده از فناوری برای ساده ، روند تشکیل پرونده در دادگاه هستند. در حالی که تشکیل پرونده الکترونیکی برای ارتقای کارایی و دسترسی عالی است، بسیاری از اسناد پرونده از نظر اندازه بزرگ هستند. خبر خوب این است که فشرده سازی یک PDF راه آس، است که اسناد شما را با نیازهای فایل الکترونیکی محلی شما مطابقت می دهد.
این تنها یکی از بسیاری از امکانات قدرتمندی است که فناوری به عرصه حقوقی ارائه کرده است. از تسریع جذب مشتری گرفته تا خودکار ، کارهای خسته کننده و پذیرش آسان پرداخت ها، Clio به وکلا کمک می کند تا زمان بیشتری را برای اجرای قانون صرف کنند. در اینجا درباره راه حل های ما بیشتر بیاموزید.
چگونه یک PDF را بدون Adobe فشرده کنم؟
Adobe یک کمپرسور آنلاین رایگان دارد که همه می توانند بدون حساب Adobe از آن استفاده کنند. برای فشرده سازی PDF بدون Adobe، ابزار فشرده سازی PDF رایگان را در هر مرورگر وب باز کنید. سپس، روی افزودن فایل کلیک کنید (یا آن را بکشید و در مرورگر رها کنید)، سطح فشرده سازی خود را انتخاب کنید و روی فشرده سازی کلیک کنید.
ما این پست وبلاگ را در جولای 2023 منتشر کردیم. ا،ین به روز رس،: .
